makalah “Sistem Pengolahan Data Pegawai Pada PT. PLN (Persero) Unit Pembangkitan Baubau”

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Puji dan syukur kepada Allah SWT, karena atas ridha dan karunia-Nya penulis menyelesaikan tugas akhir ini. Tidak lupa pula penulis hanturkan shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW, yang dengan segala kerendahan hati dan kesucian iman, serta kebersihan budi, akhlak dan perilakunya,telah menjadi pantau  bagi seluruh umat muslim didunia.

Tugas akhir ini membahas mengenai analisa dan perancangan sebuah sistem pengolahan data pegawai dengan menggunakan Visual Basic 6.0 sebagai  bahasa pemrograman, “Microsoft Access” sebagai “Database” dan “Crystal Report” sebagai pembuatan laporan. Yang berfungsi untuk mempermudah manipulasi (insert, update, delete) dan pencarian data serta pembuatan laporan pada PT.PLN (Persero) Umnit Pembangkit Baubau.

Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi civita akademik Universitas Dayanu Ikhsanuddin khusunya Teknik Informatika. Penulis sadar bahwa apa yang penulis lakukan jauh dari sempurna. Mohon maaf atas segala kekurangan dan kekhilafan yang telah penulis perbuat karena kesempurnaan datanya dari Allah SWT dan kehinaan,kekhilafan serta kesalahan datangnya dari diri saya pribadi. Atas segala bantuan dan dukungan yang telah diberikan,semoga mendapatkan imbalan yang setimpal dari Allah SWT,Amin.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb

                                                                                     Baubau, 14 Mei 2014

                                                                                                Penulis

BAB 1

Pendahuluan

A. Latar belakang masalah

Dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat dan canggih, barbagai macam aplikasi sistem informasi yang memungkinkan untuk pemrosesan data dan laporan dengan cepat semakin banyak. Banyaknya penggunaan teknologi mengakibatkan seluruh bidang kehidupan berubah tidak terkecuali suatu instansi. Peran manajemen saat ini dan dimasa datang setiap saat dituntut untuk mengetahui perkembangan informasi yang dapat diakses dari media telekomunikasi. Hal ini merupakan tantangan bagi suatu instansi untuk bersikap dan bertindak.

Begitu juga dangan pt. PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau, yang telah menggunakan komputer untuk mengelola berbagai permasalahan kerja yang ada silingkunagannya. Sehingga aktivitas kerja dapat berjalan dengan lancar dan semakin baik.

Berdasarkan peraturan yang berlaku mengenai kebijakan perusahaan yang disesuaikan dangan ketentuan terhadap pegawai. Perusahaan tersebut memerlukan sebuah aplikasi yang dapat yang dapat mengatur dan mendefinisikan data berdasarkan persyaratan yang sudah ditetapkan.

Suatu sistem pendataan dengan mencatat data pegawai pada beberapa dokumen excel yang sudah diformatkan khusus untuk pendataan pegawai dan diberikan pada setiap pegawai untuk mengisi datanya. Jika tidak ditangani secara komputerisasi dalam bentuk data digital, maka data-data tersebut akan menumpuk dan bisa terjadi banyak kesalahan didalamnya seperti susahnya proses manipulasi (insert, update, delete) dan pencarian data yang memakan waktu yang cukup banyak sehingga dapat menghambat kegiatan yang lain.

B. Dasar masalah

Berdasarkan penjelasan-penjelasan diatas, maka penulisan tertarik memilih masalah ini untuk dijadikan penelitian, sehingga penuli menetapkan judul penelitian ini adalah : “Sistem Pengolahan Data Pegawai Pada PT. PLN (Persero) Unit Pembangkitan Baubau”.

C.  Rumusan Masalah

1.      Permasalahan

Berkenaan dengan hal diatas, dalam penulisa penelitian ini merumuskan masalah yaitu:

a.      Bagaimana membangun sebuah Sistem Pengolahan Data Pegawai yang akan digunakan pada PT.PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau, untuk menangani pengolahan data pegawai.

b.      Bagaimana membangun sebuah sistem yang memilik proses (insert, update,delete) dan pencarian data pegawai.

2.      Batasan Masalah

Adapun batasan dan ruang lingkup penelitian ini hanya mengenai pengolahan data pegawai pada PT.PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau.

D.Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.      Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian pada PT. PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau yaitu sebagai berikut :

a.      Unit merancang seuatu sistem informasi yang lebih cepat dan akurat dalam pendataan pegawai pada PT.PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau.

b.      Untuk mempermudah proses (insert, update, delete) dan pencarian data- data pegawai yang diperlukan bagi perusahaan.

2.      Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian pada PT.PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau yaitu sebagai berikut:

a.      Mampu menciptakan suatu rancangan program yang dapat diaplikasikan pada PT.PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau.

b.      Mempermudah dalam mendata identitas Pegawai dan juga dalam pembuatan laporan tentang identitas pegawai berdasarkan data yang telah diinput.

BAB II

PEMBAHASAN

v  ANALISIS SISTEM

Definisi analisis sistem  (system analyst) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan seblum tahap desai sistem (systems design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah sebagai berikut :

a.      Identity, yaitu mengidentifikasi masalah

b.      Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

c.       Analyze, yaitu menganalisa sistem

d.      Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

v  Desain Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaiman membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (systems design). Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general system design) dan desai sistem terinci (detailed system design).

Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian,yaitu desain sistem secara umum (general system design) dan desain sistem terinci (detailed system design).

a.       Desain Sistem Secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru, yang mana merupkan persiapan dari desain sistem secara terinci. Desain secara  umum dilakukan oleh analis sistem untuk mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesai secara rinci oleh pemrogram computer dan ahli teknik lainnya. Pada tahap ini, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model,outpun,input,database,teknologi dan control.

b.      Desain Sistem Secara Detail

1.      Desain Outpun Terinci

Desain output terinci dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output apa saja yang dibutuhkan oleh sistem yang baru.

2.      Desain Input Terinci.

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan sistem informasi.

                        Beberapa kegiatan untuk mengubah data input :

a.      Insert into,delete from,update the database.

b.      Menggabungkan dengan data lain dari database untuk menghasilkan output.

c.       Masukkan dan proses langsung menjadi outpun tanpa menggabungkan dengan data lain.

d.      Inisialisasi aksi atau melaksanakan suatu tugas.

e.      Mangadakan dialog dengan sistem.

3.      Desain Database Terinci

Pada tahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file database yang diperlukan oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan ini atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan di desain secara umum.

4.      Desain Teknologi Terinci

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,menyinmpan dan mengakses data,menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membatu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Teknologi terdiri dari 2 bagian utama yaitu :

Teknologi perangkat keras

Teknologi perangkat keras computer terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat output dan simpanan luar.

Teknologi perangkat lunak

Perangkat keras computer tidak ada dapat berbuat apa-apa tanpa adanya perangkat lunak. Teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila instruksi-instruksi tertentu telah diberikan kepadanya. Instruksi-instruksi tersebut disebut dengan perangkat lunak (software).

Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan alir sistem digambar dengan symbol-simbol berikut :

1.Simbol-simbol bagan alir sistem:

NO	NAMA SISMBOL	SIMBOL	KETERANGAN
1.	Simbol Dokumen		Menunjukkan dokumen input dan output baik itu proses manual,mekanik,atau komputer
2.	Simbol Kegiatan Manual		Menunjukkan pekerjaan manual
3.	Simbol Simpanan Offline	C A N	Menunjukkan file nonkomputer yang diarsip urut angka (numerical),huruf (alphabetical),atau tanggal (chronological).
4.	Simbol Kartu Plong		Menunjukan input dan output yang menggunakan kartu plong (punched card).
5.	Simbol Proses		Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program computer
6.	Simbol Operasi Luar		Menunjukkan operasi yang dilakukan di luar porses operasi computer
7.	Simbol Pengurutan Offline		Menunjukkan proses data di luar porses computer. Operasi luar menunjukkan operasi yang melakukan di luar proses operasi computer.
8.	Simbol Pita Magnetik		Menunjukkan input dan output menggunakan pita magnetic.
9.	Simbol Diskette		Menunjukkan input dan output menggunakan diskette
10.	Simbol Pita Kertas Berlubang		Menunjukkan input dan output menggunakan pita kertas berlubang
11.	Simbol Keyboard		Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard
12.	Simbol Display		Menunjukkan output yang di tampilkan di monitor
13.	Simbol Hubungan Komunikasi		Menunjukkan proses transmisi data melalui channel komunikasi.
14.	Simbol Garis Alir		Menunjukkan arus dari proses
15.	Simbol Penghubung		Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman yang lain

BAB III

METODE PENELITIAN

 A.  Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini bertempat di PT. PLN (Persero) Untik Pembangkit Baubau Sub. Bagian Administrasi, pada Bulan Desember 2012 sampai dengan Bulan Februari.

B.      Teknik Pengumpulan dan Analisis Data

1.      Tenik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh akurasi data yang relavan untuk penulisan yaitu meneliti,mengumpulkan data, menganalisa secara langsung kepada PT. PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau, dengan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

a.      Observasi

b.      Wawancara

c.       Studi literature

d.      Pengembangan perangkat lunak yaitu menggunakan metode Waterfall yang meliputi penelitian masalah, analisis,perancangan, kode program, uji coba perangkat lunak dan implementasi.

2.       Analisa Data

      Jenis Data

Berdasarkan jenisnya, yaitu :

1.      Data primer adalah data yang diperoleh dari hasil observasi dan wawancara langsung dengan pegawainya mengenai penelitian ini.

2.      Data sekunder adalah data yang diperoleh dari dokumen-dokumen, catatan-catatan, laporan-laporan  maupun arsip-arsip resmi yang dapat mendukung kelengkapan data primer yang ada kaitannya dengan penelitian ini.

      Bentuk Data

                                    Berdasarkan bentuknya,yaitu :

1. Data Kualitatif yang berbentuk kata-kata,bukan dalam bentuk angka. Data kualitatif diperoleh melalui berbagai macam teknik pengumpulan data misalnya wawancara,analisis dokumen, diskusi terfokus, atau observasi.

2. Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka atau bilangan. Sesuai dengan bentuknya, data kuantitatif dapat diolah atau di analisis menggunakan teknik perhitungan matematika atau statistika.

v Aliran Sistem Yang Sedang Berjalan

Aliran sistem bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses pengisian identitas pegawai, jabatan/SK, Unit kerja, dan pendidikan terakhir serta laporan-laporan yang berhubungan dengan data pegawai pada PT.PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau dan juga untuk mengetahui masalah-masalah yang ada serta kelemahan-kelemahan pada sistem yang sedang berjalan saat ini.Berikut ini terdapat aliran sistem data pegawai serta laporan-laporan yang berhubungan dengan PT. PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau.

Keterangan Aliran Sistem Pnegolahan data Pegawai yang sedang berjalan, yaitu :

a.      Administrasi memberikan formulir isian identitas pegawai kepada pegawai.

b.      Pegawai menerima formulir isian identitas pegawai kemudian mengisi formulir tersebut, kemudian formulir yang telah diisi diserahkan kembali kepada bagian administrasi.

c.       Administrasi kemudian mencocokkan seluruh data yang telah berikan kemudian mencatatnya ke dalam dokumen yang telah di format khusus.

d.      Administrasi kemudian membuat laporan data pegawai, dan laporan data jabatan dan SK. Laporan tersebut masing-masing terdiri dari 2 rangkap, 1 rangkap untuk administrasi dan 1 lagi untuk supervisor administrasi.

BAB IV

Mendesain Sistem Informasi

      Definisi Operasional Variabel

Dalam dunia praktek maupun teori suatu variable yang sama dapat mengandung makna yang berbeda. Definisi operasional variabel bertujuan untuk menjelaskan makna variable-variabel yang digunakan dalam penelitian sehingga dapat tecipta suatu pemahaman yang sama antara penulis dengan para pembaca mengenai definisi variabel tersebut, yakni sebagai berikut :

a.      Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi dalam beroperasi untuk memperoleh keuntungan

b.      Administrasi adalah suatu proses penyusunan atau pengaturan berkas, arsip dan lain sebagainyal.

c.       Kepegawaian berasal dari kata dasar pegawai berarti mampu dan memberi kesempatan untuk melakukan fungsi-fungsi manajemen dalam skala yang menjadi tanggung jawabnya, baik secara individu maupun kelompok.

      Alat dan Bahan

a.      Perangkat Keras

·         Processor Intel Pentium Dual Core 1.6 GHz

·         RAM DDR2 512 MB 667 Mhz.

·         Monitor HP vp15s.

·         Harddisk 80 GB.

·         Printer Cannon IP 1880

·         Mouse HP dan Keyboard HP

·         CD-RW

b.      Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan Sistem Pengolah Data Pegawai pada PT. PLN (Persero) Unit Pembangkit
Baubau, antara lain :

o   Sistem Operas Windows XP Service Pack 3.

o   Microsoft Word 2007 sebagai aplikasi pengolah kata.

o   Microsoft Visual Basic 6.0 dan Crystal Report 8.5 sebagai perangkat lunak aplikasi

o   E-Draw Max sebagai software desain sistem.

o   Microsoft Access sebagai aplikasi pengolah database.

PENGUJIAN SISTEM

A.  Metode Pengujian

Pengujian sistem adalah tahap menguji aplikasi sistem pengolahan data yang telah dikembangkan. Dalam pengujian sistem ada beberapa metode penguji yang di gunakan yaitu pengujian white box dan black box. Pengujian dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan prosedur pada saat aplikasi di jalankan.

B.   Teknik Pengujian

            Pengujian Pengecekkan Data Login Yang Telah Terdaftar

Berikut ini adalah table Pengujian Pengecekkan Data Login yang telah Terdaftar :

            Tabel 5.2 Pengujian Pengecekkan Data Login

Kasus Dan Hasil Uji (Data Normal)
Data Masukkan	Yang Diharapkan	Pengamatan	Kesimpulan
Username : Admin Password : admin	Tercantum pada box username dan password	Dapat mengisi data login sesuai yang diharapkan	Diterima ü   Ditolak
Klik tombol Login	Data login dicari di database table login,login valid dan masuk ke menu utama	Tombol Login  dapat berfungsi. Sesuai yang di harapkan.	Diterima ü   Ditolak
Kasus Dan Hasil Uji (Data Salah)
Data Masukkan	Yang Diharapkan	Pengamatan	Kesimpulan
Username : asal Password : asal	Tidak dapat login dan menampilan pesar username atau password  salah	User tidak dapat login dan memberikan pesan ”username atau  password salah”	Diterima ü   Ditolak

               

BAB V

PENTUP

Kesimpulan

            Berdasarkan dari hasil analisa data pada bab-bab sebelumnya dapat ditarik kesimpulan bahwa :

1.      Dengan menggunakan sistem informasi data pegawai maka pekerjaan yang dilakukan dapat lebih cepat dan efisien serta tingkat ketelitian yang lebih baik sehingga tidak membuang waktu yang cukup banyak.

2.      Dalam menyusun sistem informasi atau program computer perlu di perhatikan dan dilakukan langkah-langkah yang sistematis, hal ini dilakukan agar program yang dihasilkan dapat bekerja maksimal dan sesuai dengan prosedur yang ada pada PT.PLN (Persero) Unit Pembangkit Baubau

3.      Dengan adanya sistem pengolah data pegawai ini, diharapkan semua pekerjaan yang berkaitan dengan pengolahan data pegawai seperti proes (insert, update, delete) dan pencarian data pegawai dapat berjalan dengan cepat dan tidak memakan waktu yang cukup lama lagi